记得初入办公室工作时,有人曾用这几个词形容文秘人员:勇于担当、甘于奉献、锐意进取。简短的十二个字描述出文秘人员应具有使命、坚定、务实的工匠精神,应具备统筹协调、自主学习及开拓创新的工作能力,应发挥沟通内外、联系上下、服务全局的枢纽作用。

在基层局从事文秘工作一年多的时间里,虽对办公室整体工作方向和流程已有大体认识,但面对新工作,仍会感到个人日常积累储备方面的欠缺,方式方法不够成熟恰当,达不到预期完成效果。在知短板、有方向的基础上,我开始了为期两周的跟班学习,通过“以干代训”的方式,让我对办公室工作和提升自身能力有了新的认知。

一、学习安排

文秘作为综合性较强的岗位,所承担的工作内容多、范围广,具有临时性、紧急性等特点,作用举足轻重。在跟班学习的有限时间里,要对公文处理、税收宣传、督查督办等工作逐一进行学习,这需要我转变状态,静下心来,认真领悟新的工作方法和理念,努力达到善于思考、提升站位、学以致用的效果。

仔细向书本学。根据具体的学习任务及安排,我重温了《税务公文处理实用手册》,仔细领会《自治区地税局办公室关于进一步精简文件转变文风、提高办文效率的通知》等文件精神,并用《每日一题》等习题集实时检验学习效果;在空闲时间,阅读了《秘书工作》《应用写作》《中国税务报》等杂志刊物,开阔眼界、积累素材、拓宽思路。

用心向师傅学。理论是实践的基础,但仅靠掌握理论知识并不能驾驭实际工作遇到的复杂情况和问题,在跟班学习的这段时间内,州局办公室充分发挥“传帮带”精神,通过言传身教,让我感受到了更细致的工作态度、更新颖的工作理念、更过硬的工作作风,对我今后工作的学习、工作都有深远的影响。

细心向实践学。纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行,从实践中查找问题,补不足,才能达到更精准的效果,此次跟班期间,我参与编辑州局信息5期,撰写信息1篇,调研1篇,检测日常基层局公文报送质量,学用结合,更好的领会工作要点。

二、感悟体会

(一)将严谨细致贯穿于工作的方方面面

严谨细致是一种工作态度,直观的反映出一种工作作风。办公室作用的特殊性和服务对象的特定性,要求文秘人员具备一丝不苟、精益求精、务实负责的责任心,从具体工作中的每一个步骤、环节做起,让细致成为一种习惯。

从接电话的细微之处见积累。接电话,看似是日常工作中不起眼的一件小事,却从点滴间考验着文秘人员日常积累和对全局工作动态的了解程度,熟知局内人员办公电话,准确的区分来电人员类别,在短时间的通话中快速、有效的掌握对方所要传递的信息,并用简明、得体的语言及时进行反馈,顺利的完成信息传递或信息交换。这要求文秘人员思路清晰,表意精准,避免一字之差造成的“蝴蝶效应”。

从会务管理的细微之处见认真。跟班期间恰逢州局领导班子调整,虽没有直接参与到干部大会会场的准备工作中,但通过参加会议,感受会场严谨有序的布置,简明扼要的流程,规范严明的秩序,都体现出会务准备需要提前筹划、狠抓细节、严密实施,只有将精细化贯穿于整个会务管理中,才能保证会议正常的召开,达到预期的会议效果。

从公文质量的细微之处见水平。公文作为传达政令,在法定机关和组织公文活动中占有重要地位,公文质量的高低从某种意义上代表了一个单位的形象,也影响着工作贯彻落实的力度,要求拟稿、审核、排版等环节的工作人员在每一步中细致认真、层层筛查、多方把关,使紧急的工作快速知晓、重要的工作有序落实。在本次跟班学习过程中,我通过检测基层局日常报送公文质量,进一步夯实公文规范相关理论知识的同时,也充分吸取其他局在公文方面良好的习惯作风。

(二)将综合协调渗透于工作的点点滴滴官梯

为适应不断进步的社会发展,文秘人员仅承担文字撰写工作已不能满足现有的标准要求,努力提高自身全局性的综合协调能力,为领导决策部署提供有效辅助信息,是文秘人员应具备的职业素养之一,下面我从跟班学习的实际工作中谈谈自己的感悟。

一是在编辑信息过程中提炼要点工作。信息作为反映工作进度情况、总结经验问题、促进部门交流的重要手段,不仅起到宣传引导的作用,也为领导决策提供辅助服务,实现上下沟通、推动工作、指导基层的目的。

做一个有心的撰写者。选题要实,要求撰写者了解全年重点要点工作,避免信息出现言之无物、缺乏措施等现象,善于运用已掌握数据,做到重点突出、真实有效,从而达到“人无我有”的效果;层次分明,需要撰写者及时掌握工作具体进展动态,搭建合理框架,把最重要、最鲜明的内容写在前面,方便阅读者在短时间内抓住信息亮点,起到“人有我优”的目的;提升站位,要求撰写者有意识培养自己的全局性思维,在资料收集过程中善于总结、挖掘好的经验做法,以小见大,使信息在领导层面起到辅助作用,在部门之间达到借鉴效果。

当一个用心的编辑者。心中有数,作为信息的编辑者,在选取信息时,不能只做信息的“编辑器”,收到什么便用什么,要多问、多思考,善于统筹协调,主动向各部门进行约稿,使信息更加吸引眼球,锁住视线;抓住重点,各部门、单位报送的信息都是自身的重点、亮点工作,如何筛选出更重要、更具价值的信息及时呈现在阅读者的面前,这就考验编辑人员是否会抓住主要矛盾的主要方面,把握信息本质,及时提炼升华,使信息的价值最大化。

二是在督查督办落实中抓牢重点工作。督查督办是促进工作开展的有力抓手,只有狠抓落实,领导的决策才能落得快、落得准、落得实。

善抓工作“着力点”。在熟悉全局工作的基础上,紧跟领导思维,紧盯重点工作,选准切入点,沟通上下,协调左右,才能切实分清每项工作的重要程度,将重点要点工作及时提交立项,将任务分解落实到具体承办科室、人员,确保事事有着落、件件有回音,推动工作有序开展。

提高工作主动性。善于预见,培养前瞻性思维模式,发挥主动服务的自觉性,为领导提供信息、反映情况,促进工作落实;充分发挥主观能动性,勤思考细落实,拓宽工作思路,创新方式方法。

严守原则不打折扣。利用税务综合办公信息系统进行立项督查,使督查工作流程清晰、便于跟进工作落实。一项督查往往涉及几个科室,在实施中不能让综合协调、统筹安排变成讲人情、打折扣的理由,严格按照规定流程办理,敢于一针见血地指出问题所在,促进工作不断改进,充分发挥督查实效。

三、今后方向

十几天的时间很短暂,此次跟班学习对我来说不仅是一次知识充电,也是我工作经历的一个转折点,它打破了我原有的惯性思维和守旧的固定模式,让我在弥补自身不足、不断突破自我等方面都有所感、有所悟。在重新回到本职工作岗位上,我将从以下三点不断改进。

时刻保持学习心态。郭沫若曾说过“读不在三更五鼓,功只怕一曝十寒”,学习是一个长期积累的过程,只有不断灌输新鲜理念,才能使自己适应不断变化的外部环境,做到拾遗补缺,提高工作质效。

坚持认真细致作风。千里之堤溃于蚁穴,在日常工作,要摒弃“差不多”思想,用心的投入工作,精心的做好规划,耐心的完善细节,用务实的作风,做到科学严谨,使工作经得起推敲。

勇于表达敢于创新。在日后工作中,善于总结,及时转化,养成良好的工作习惯,反复思考,适时表达,切实提高自己解决实际问题的能力,为做好办公室工作打下坚实基础。

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