会务工作好坏不仅影响会议质量和效果,而且关系机关形象。具备良好的办会习惯有助于会务工作者及时应对各种突发情况和问题,确保每一场会议都取得圆满成功。

问计于师

《论语》有言:“三人行,必有我师焉。”作为会务工作者,要谦逊低调、勤问善问。会议活动特别是重大会议活动涉及事项纷繁复杂,尽管组织者在会前已协调部署,但在会议筹办过程中仍有可能出现纰漏,这时办会者就要多请教、多请示、多汇报,特别是对一些似懂非懂、似是而非的问题,要打破砂锅问到底,切忌不闻不问,甚至擅作主张。

一次,在发会议通知的过程中,有关同志事先没有详细研究会议方案,也没有及时向领导和同事“取经”,特别是对负责同志和分管领导两者的区别没有完全理解,对参会单位数量也缺乏精细掌控。结果通知发出后,该来的单位没有来,不该到的领导却到了不少,会议现场出现混乱,最后只得通过增加席卡和座位的方式来补救。

闻机而动

《周易》有言:“几者动之微,吉之先见者也。君子见几而作,不俟终日。”就是说,看到事物发展变化的苗头应立即采取行动,不要等错误成形再作处置。会务工作者也应“见几而作”,培养危机意识,懂得闻机而动、当机立断,将各种问题消灭在萌芽状态。

一次大型会议,笔者在检查会场布置时,发现主席台话筒存在漏电情况,顺藤摸瓜揪出了会场内存在的部分线路老化问题,于是及时拆换线路,确保了会议的顺利进行。细节决定成败,办会成功与否就是100分和99分之间的差距。如何消除这一分的差距,注重危机意识的培养恐怕是会务工作者应养成的一个好习惯。

稳如泰山侯卫东官场笔记

清人翁同龢有副对联叫“每临大事有静气,不信今时无古贤”,说的是每当遇到重大事件时,要举止从容,沉着淡定。这也是一名优秀的会务工作者应当具备的特质。会场情况瞬息万变,越是遇到突发情况,会务工作者越要稳如泰山,有“泰山崩于前而色不变,麋鹿兴于左而目不瞬”的静气,及时形成解决问题的方案。

笔者印象最为深刻的一次会议,当时离开会还有五分钟,突然被告知一位领导不能前来,为避免主席台开“天窗”,影响整场会议效果,简单思考后,我当即决定调整主席台领导座次和位置,虽然会议因此推迟了几分钟,但对整场会议的成功起到了至关重要的作用。有人曾将办会比喻成打仗,筹办会议的同志就是指挥官,往往在关键时候越能沉得住气的一方越有可能赢得整场战役的胜利。

对会务工作者而言,能稳如泰山、动若脱兔应对各种情况与问题绝非一朝一夕之功,没有一场场会议的磨炼、一个个好习惯的养成,办会者的能力是强不起来的,“金刚钻”也是练不成的。

(胡元威)

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