无论对于组织还是个人,时间都是最宝贵的资源之一。时间管理是一把钥匙,没有这把钥匙,就打不开做好日常工作的大门。如何在纷繁复杂的工作中做好时间管理?要把握好科学计划、执行和总结三个环节。

一、科学计划环节

1.分清轻重缓急

要分清各项任务的轻重缓急,提前沟通,科学安排,做好全年、月度以及每周的工作计划表。在计划表中,要区分常规工作和应急工作,按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排时间。要把日常性工作和临时性事务分开,固定日常性工作的时间。

2.集中办理要事

要合理有效地安排时间和任务,让自己能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上,不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。对于像起草重要文稿这类时间上不紧迫但需要集中精力的重要任务,要放在一个可以集中注意力思考的时间段。

3.善用碎片时间

我们每天都有大量的零碎时间,这些时间应充分利用起来,处理比较琐碎的事务,如整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等。积细流成江河,这有助于我们做到案无积卷、事不过夜。在工作计划中我们也要注意安排预留一些小块的空余时间,便于应对突发的工作任务。

二、执行环节

4.立说立行立改

接到领导指示和任务时,特别是遇到突发性、临时性事件时,要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记,及时分解细化,抓住关键点,设定工作完成期限,倒推各步骤的时间节点,有序推进落实。官场小说

5.及时沟通协调

领导部署工作任务时,要迅速准确领会领导意图,对拿不准或容易出错的地方,要和领导再次确认清楚。对于工作中的各项部署,要做好后续落实,及时与职能部门沟通,抓好协调、跟进和督办,并及时向领导反馈情况。

6.实现同频共振

“身在兵位,胸为帅谋”,要从大局和全局出发考虑问题,多从领导的视角来换位思考,多替领导想办法、出思路和提建议,与领导形成“共振”。

三、总结环节

7.做好工作日志

要做好每天的工作记录,列清第二天的工作安排。勤用“烂笔头”,记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果,记下工作中的收获、体会和感悟。记录的过程就是体悟升华的过程,经过长期的积累,一定可以不断提高自己的业务水平和工作效率。可以利用现代化的信息手段记录和共享行程等工作安排。要经常回头反思,定期形成月度工作小结,总结存在的不足,从而改进工作方法,提高时间利用效率。

8.不断学习提高

在日常工作中把学习作为一种常态,从书本和实践中学,深化对中央大政方针的理解,深化对各部门工作内容和规律的认识,深化对法律、管理、外语、办公自动化等各领域知识的了解,从而不断提高自身能力和水平,从根本上提升工作效率。

9.形成流程规范

要将常态化的例行工作流程化,形成操作规范,减少完成中的不确定性,节约工作时间,提高工作效率,不断提高工作规范化水平。例如将工作计划和日程安排流程、各类文稿起草范式和发文流程、各类重要会议及活动组织筹备流程等汇编成册,并在实践中不断改进优化。

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