一、准备环节要精心

1、掌握会议目的。认真研究会议方案和有关会议材料,吃透会议精神,掌握此次会议召开的目的是什么,主要研究哪些事项,需要解决哪些问题,要经得起接收通知方的咨询。要将参会对象考虑全,多征求会议牵头部门和有关领导意见,确定会议需要哪些领导参加,涉及哪些部门,避免通知不全的情况发生。

2、了解部门职能。掌握参会部门涉及的主要事项是什么,需要解决什么问题,在通知时可将有关内容一起告知参会部门,便于参会部门精准通知具体负责人员参会并提前做好有关准备。要特别关注近年来进行机构改革的部门,注意这些部门的职能变化。

3、制作通知表格。通知表要列出会议名称、召集人、召开的时间地点、需要通知的参会对象、注意事项、备注等内容,工作人员对照通知表进行通知,每通知完一家单位就在备注栏打上钩,确保不遗漏、不重复。

二、通知环节要静心

1、表意清晰。电话通知时一定要注重电话沟通礼仪,尽量使用普通话,注意语速适当、口齿清晰,让对方听清所说的每一个字、每一句话。对接听者没听清的地方,要耐心细致地解释,确保信息传递无误。对一些重点事项,如在常规时间、地点外召开会议,通知时要提醒对方注意时间和地点的变化。还可以在电话通知之外通过短信确认。

2、注重效率。通知时,如时间紧迫,应简明扼要地告知会议召开的时间、地点、会议研究的事项等基本信息。如时间充裕,则应尽量告知对方可能需要的会议信息,如会议召集人、会议大概时长、其他主要参会部门等,避免让参会部门再打电话咨询有关事项,影响通知效率。在进行电话通知时,如出现电话无人接听的情况,应立即改打下一家单位电话,等所有电话通知完毕后,再依次拨打上一轮未接通的电话,提高效率。

3、详细记录。电话通知完毕后,要认真记录下接听人的姓名、联系方式,一是便于会后核查,二是防止出现临时更改会议时间地点、研究事项等突发情况而找不到联系人。

4、提醒反馈。让参会单位在规定时限内上报参会人员的姓名、职务和联系方式,便于及时联系参会人和安排会议席卡,并可通过上报的参会名单检查通知是否到位,如出现遗漏还可采取补救措施。侯卫东官场笔记

三、检查环节要细心

1、看通知对象全不全。通知结束后,要认真对照通知表进行核对检查,看是否还有未通知的部门,需要提前做好准备工作的部门是否已经通知其做好准备。

2、看会议席卡错不错。在摆放席卡时,根据参会单位上报的参会人员名单来安排席卡摆放次序。对照通知表,检查席卡单位、人名有没有打印错,有没有漏打。对于需要市领导参加的会议,在会议开始前一定要和电话记录人进行确认,确定领导是否能参加会议。待席卡全部摆好后,再对照电话通知表检查一遍,确保名单不错不漏。

3、看参会人员来没来。在会议正式开始前,根据通知表进行会议签到,对会前十分钟仍未到达会场的参会人员,要根据通知表记录的联系方式及时进行电话联系,督促参会人员准时到会。

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